为实施“停课不停学”， 我院积极开展在线授课教学活动，并不断进行总结研讨，决定搭建校级钉钉平台以辅助网上授课、线上办公。徐红副院长立即指示现代教育技术中心组织部署实施，在各系部、机关部门的共同努力下，我院钉钉平台人员组织架构已搭建完成，并于3月7日上午利用钉钉平台成功举办全院教职工参加的《钉钉使用培训》讲座，对于了解和使用钉钉取得较好的效果，为四方学院网上教学工作的顺利进行提供了有力保障。
一、我院钉钉平台搭建
1防疫期间使用钉钉平台的方案拟定
我院钉钉平台搭建时间紧、任务重，按照徐红副院长部署要求，现代教育技术中心接到任务后，刘伟峰主任高度重视，迅速组织实施。2月29日现教中心郑绍冰同志立即与教务处焦永刚处长、河北唐讯信息技术有限公司王玉江总经理取得联系，了解钉钉平台的基本情况，搭建测试环境，开始对钉钉平台进行研究分析，拟定《石家庄铁道大学四方学院防疫期间使用钉钉平台的方案》，经刘伟峰主任修改、徐红副院长修改审定，3月1日决定按方案实施。
2 钉钉平台企业认定、扩容与钉钉平台数据收集
在院办杜国芳主任的大力支持下，在河北唐讯信息技术有限公司积极配合下，我院在钉钉平台进行企业认证，并申请扩容至企业上限1万人。同时设计平台数据收集信息项、信息组织结构、信息存放文件及要求，选择数据收集组织方式，建立钉钉平台QQ群，草拟《关于钉钉平台数据填报的通知》，经徐红副院长审批，3月2日由刘伟峰主任通知各单位。
各单位接到通知后迅速安排工作人员加入QQ群，仔细阅读《关于钉钉平台数据填报的通知》，熟悉填报信息及要求，填报本部门教职工、学生的通讯录及部门管理员信息，陆续通过QQ群提交部门数据，其中学生信息数据量大，辅导员付出辛苦的努力，期间负责收集数据的工作人员耐心细致地解答各单位存在的数据填报过程中提出的疑惑。
3 钉钉平台人员组织架构搭建
随着各部门数据的提交，郑绍冰立即按提交顺序，通过钉钉平台后台进行数据导入，利用事先设计好的部门通讯录的导入建立部门下属机构、填写人员基本信息，用导入辅导员信息的导入创建班级部门，并把带班辅导员设为班级群群主，通过学生班通讯录的导入填写学生基本信息，依据部门管理员信息在后台设置在部门内权限，建立平台子管理员，设置管理员操作权限及负责部门，并建立钉钉平台管理员应用群，为数据导入后的工作搭建工作交流环境。
由于部门数据涉及编码约定，在数据导入时也出现一些问题，平台操作员及时与部门进行沟通处理，对导入出项错误的单位提供出现问题文档，便于相关部门组织信息修改完善工作，期间也整理修改部分填报数据，以便尽快完成架构搭建工作。
3月5日完成全院22个单位的基本信息录入，组织交流平台转移到学院钉钉平台管理员群，并进入基本信息数据完善阶段。组织管理员进行未激活成员的激活工作，同时对部门管理员提出操作要求及禁止的动作。及时与部门管理员沟通，对出现的问题讨论解决办法，逐步形成《如何激活成员》文档提供给管理员参考，并及时处理各单位提出的新要求。
同时着手组织钉钉使用培训相关事宜，草拟《石家庄铁道大学四方学院钉钉平台细则》，涉及信息保密、相关人员工作职责、工作守则等内容，以规范管理借助学院钉钉平台开展的各项工作，该细则正在修改完善，思考网上授课教学组织模式。
二、钉钉使用培训
经与徐红副院长请示，确定培训时间、参加人员及内容。3月5日现教中心郑绍冰同志联系河北唐讯信息技术有限公司王玉江总经理，商定举办时间、培训内容、组织方式，撰写《关于举办钉钉使用培训的通知》，经徐副院长修改、审定，现教中心向各部门发出举办钉钉使用培训通知。
为成功举办培训，现教中心根据现有条件考虑培训各环节内容及注意事项。3月7日在我院钉钉平台钉钉使用培训群举办钉钉使用培训，得到广大老师的积极响应。培训中讲解了钉钉的基础知识，介绍了一些钉钉使用技巧，着重介绍了网上授课，帮我们解开了许多使用中遇到的问题，并与我院教师进行了深入互动，获得了教师的广泛赞誉。此次培训不仅有利于我院在校级钉钉平台开展各项活动，也会提高现在利用钉钉授课的老师授课水平。
三、钉钉平台在教学中的使用
培训结束后，教务处焦永刚处长立即联系现教中心，要求在校级钉钉平台上搭建网上授课组织方式，便于任课教师自主选用。现教中心根据教务处要求，立即搭建测试环境，经测试满足教务处要求。
我院钉钉平台主管理员郑绍冰随即向各部门管理员下达任务，组织进行后台数据准备，并采取具体任务具体指导的方法，给管理员提供《完成任务方法》，以利于部门管理员开展工作。撰写《教师网上授课组织方式介绍》，通过部门管理员分发给任课教师，供老师们参考、选用。